Solo-Selbstständigkeit bedeutet Freiheit. Gleichzeitig bedeutet sie Verantwortung für alles: Kunden, Projekte, Zeiten, Rechnungen, Termine, Passwörter, E-Mails und den eigenen Überblick. Viele starten mit To-Do-Listen, Tabellen, Notizen, Kalendern und einzelnen Tools. Das funktioniert – eine Zeit lang. Spätestens wenn mehrere Kunden parallel laufen, geht Struktur verloren. Genau hier entsteht die eigentliche Herausforderung.
Die zentrale Herausforderung: Ordnung im Alltag behalten
Als Freelancer oder Solo-Selbstständiger bist du Projektmanager, Buchhalter, Vertrieb und Ausführender zugleich. Typische Probleme im Alltag:
- Informationen sind verteilt (Notizen hier, Zeiten dort, Kundenkontakte im Mailpostfach).
- Abrechenbare Zeiten gehen verloren oder werden zu spät erfasst.
- Offene Aufträge und Fälligkeiten sind nicht präsent.
- Passwörter und Zugänge liegen unsicher oder unübersichtlich herum.
- Es fehlt ein klarer Überblick über Einnahmen und laufende Arbeit.
Nicht, weil man unorganisiert ist – sondern weil klassische CRMs für Teams, Vertrieb oder Unternehmen gebaut sind, nicht für Einzelpersonen.
Dwarfish CRM: Ein System für Solo-Business
Dwarfish ist als „Solo Business Center“ gedacht. Kein aufgeblähtes CRM, sondern ein zentrales Board für alles, was im Alltag wirklich gebraucht wird.
Hier wird klar, worum es geht: Ein zentrales System für Kunden, Aufträge, Zeiten, Notizen, Passwörter und Kalender – ohne Setup-Hölle. Die Oberfläche ist ruhig, reduziert und auf Fokus ausgelegt. Keine Ablenkung, kein Vertriebsballast.
Alles auf einen Blick: Das Dashboard
Das Dashboard zeigt den aktuellen Status deines Business:
- Offene, abrechenbare Aufträge
- Gesamteinnahmen
- Kundenbestand
- Fällige Aufgaben und Termine
Dieser Überblick ersetzt das gedankliche „Zusammensuchen“ von Informationen. Du siehst morgens sofort, wo du stehst und was heute relevant ist.
Kunden sauber verwalten, ohne CRM-Overkill
Die Kundenübersicht ist bewusst einfach gehalten. Firmen und Einzelpersonen werden gleich behandelt, alle relevanten Daten sind sofort sichtbar. Aktionen wie Bearbeiten, Anzeigen oder Sperren sind direkt erreichbar.
Wer zusätzlich Lexware im Einsatz hat, kann dwarfish mit Lexware verbinden und alle Kontakte mit wenigen Klicks importieren.
Kein Vertriebsfunnel, keine Leads, kein Zwang zur Kategorisierung – sondern genau das, was Solo-Selbstständige brauchen.
Aufträge klar strukturieren
Jeder Auftrag ist einem Kunden zugeordnet, hat einen Status, eine Fälligkeit und einen Stundensatz. Offene und abgeschlossene Aufträge sind sofort unterscheidbar.
Das hilft vor allem bei parallelen Projekten. Du weißt jederzeit:
- Was offen ist
- Was abgeschlossen ist
- Was noch abgerechnet werden muss
Zeiterfassung mit Abrechnungsbezug
Zeiterfassung ist für viele lästig – aber notwendig. In Dwarfish sind Zeiten direkt mit Kunde und Auftrag verbunden. Jede Buchung zeigt:
- Datum
- Minuten
- Stundensatz
- Bruttobetrag
- Abrechenbarkeit
Damit wird Zeiterfassung nicht zur Pflicht, sondern zur Grundlage für korrekte Abrechnung.
Notizen dort, wo sie hingehören
Absprachen, Telefonate, Gedanken oder Planungen landen nicht mehr lose in Apps oder Dokumenten. Notizen sind filterbar, durchsuchbar und optional direkt Kunden zugeordnet.
Das spart Zeit und verhindert Informationsverlust – besonders bei längeren Projekten.
Kalender: Termine im Kontext
Der integrierte Kalender zeigt Termine im Zusammenhang mit Kunden und Zeiten. So entstehen keine isolierten Termine, sondern ein Zusammenhang zwischen Arbeit, Kunde und Zeitaufwand.
E-Mails direkt aus dem CRM senden und planen
Kommunikation gehört zum Alltag von Solo-Selbstständigen – und kostet oft mehr Zeit als nötig. E-Mails werden im Postfach geschrieben, Informationen liegen im CRM, und beides ist nicht miteinander verbunden.
Dwarfish führt diese beiden Welten zusammen.
E-Mails können direkt aus dem CRM an Kunden geschrieben und versendet werden. Zusätzlich lassen sich E-Mails zeitgesteuert planen. Nachrichten können vorbereitet und zu einem späteren Zeitpunkt automatisch versendet werden – etwa für Follow-ups, Erinnerungen oder Projektabschlüsse.
Für wiederkehrende Inhalte stehen E-Mail-Vorlagen zur Verfügung. Häufig genutzte Texte werden einmal erstellt und beliebig oft wiederverwendet. Über Platzhalter lassen sich diese Vorlagen automatisch personalisieren, zum Beispiel mit Namen oder Firmennamen des Kunden. So bleibt jede E-Mail persönlich, ohne zusätzlichen Aufwand.
Ein weiterer wichtiger Punkt: In den Einstellungen können mehrere SMTP-Absender hinterlegt werden. Dadurch lassen sich unterschiedliche E-Mail-Konten nutzen, etwa:
- verschiedene Marken oder Projekte
- private und geschäftliche Absender
- kunden- oder kontextbezogene Absenderadressen
Beim Versand wird einfach der passende Absender ausgewählt – ohne das System zu wechseln oder mehrere Mailprogramme zu nutzen.
Das Ergebnis:
- Zentrale Kundenkommunikation
- Wiederverwendbare, personalisierte E-Mails
- Volle Kontrolle über Absender und Versandzeitpunkt
ChatGPT-Integration für Texte und Kommunikation
Texte gehören zum Alltag von Solo-Selbstständigen: E-Mails, Antworten, Vorlagen, Abstimmungen. Gleichzeitig fehlt im Tagesgeschäft oft die Zeit, Inhalte sauber zu formulieren oder zu optimieren.
Dwarfish bietet hierfür eine optionale ChatGPT-Integration.
Wer ein eigenes ChatGPT-Abo besitzt, kann in den Einstellungen einen persönlichen API-Key hinterlegen. Dieser wird ausschließlich für die eigenen Anfragen genutzt und nicht zentral vorgegeben.
Innerhalb des E-Mail-Moduls und bei E-Mail-Vorlagen lassen sich Texte damit:
- korrigieren (Rechtschreibung, Stil, Klarheit)
- umformulieren (kürzer, sachlicher, freundlicher, professioneller)
Der große Vorteil: Die Bearbeitung erfolgt direkt im CRM, ohne Texte zu kopieren oder zwischen Tools zu wechseln.
Weitere KI-Funktionen sind bewusst offen konzipiert und werden je nach Kundenwunsch ergänzt.
Passwörter sicher und strukturiert
Gerade Solo-Selbstständige verwalten eine Vielzahl sensibler Zugänge: Hosting, WordPress-Logins, E-Mail-Postfächer, Kundenportale oder Social-Media-Accounts. Diese Daten liegen oft verstreut in Notizen, Passwortmanagern oder unverschlüsselten Dateien – ein reales Sicherheitsrisiko.
Der Passwortsafe in Dwarfish CRM ist deshalb von Grund auf sicher konzipiert.
Alle Passwörter werden verschlüsselt gespeichert und erst bei der Anzeige lokal im Browser entschlüsselt. Das bedeutet: Selbst der Server kann die Inhalte nicht lesen. Ohne deinen persönlichen Schlüssel bleibt jeder Eintrag unzugänglich.
Das Ergebnis ist ein klarer Vorteil gegenüber vielen klassischen Lösungen:
- Keine Klartext-Passwörter auf dem Server
- Volle Kontrolle über den Zugriff
- Sichere Zuordnung von Zugängen zu Kunden
So bleiben sensible Daten geschützt, ohne den Arbeitsfluss zu stören.
Warum das für Solo-Selbstständige entscheidend ist
Ordnung ist kein Selbstzweck. Sie reduziert Stress, spart Zeit und sorgt dafür, dass Leistung auch korrekt abgerechnet wird. Ein zentrales System wie Dwarfish ersetzt nicht nur mehrere Tools – es schafft Klarheit im Kopf.
Nicht mehr überlegen: „Wo habe ich das notiert?“ „Habe ich das schon abgerechnet?“ „Wann war der Termin nochmal?“
Sondern sehen, wissen, handeln.
Fazit
Solo-Selbstständige brauchen kein großes CRM. Sie brauchen ein verlässliches System, das Ordnung schafft, ohne zusätzlichen Aufwand zu erzeugen.
Dwarfish CRM ist genau dafür gebaut: Fokus, Übersicht und Struktur – angepasst an den Alltag von Freelancern und Einzelunternehmern.
Wenn Organisation einfacher wird, bleibt mehr Energie für das, was wirklich zählt: die eigene Arbeit.
Hier dwarfish CRM kostenloas testen -> www.dwarfish.de