Für eine Medienagentur mit zwei Standorten wurde ein zentrales Mitarbeiterportal entwickelt. Es bündelt wichtige interne Prozesse wie Urlaubsverwaltung, Reisekostenabrechnung, News-Kommunikation und Überstundenmanagement in einer einzigen, benutzerfreundlichen Anwendung.

🔍 Ziel:
Ein zentrales System schaffen, das standortübergreifend alle Mitarbeitenden verbindet und tägliche Verwaltungsprozesse digitalisiert. Besonderer Fokus lag auf Benutzerfreundlichkeit, Automatisierung und Integration in bestehende Systeme wie Microsoft 365.

🧩 Herausforderung:
Die bisher genutzten Tools waren fragmentiert. Prozesse wie Urlaubsanträge, Reisekostenübernahme oder interne Kommunikation erfolgten über E-Mail, Excel oder separate Tools. Es gab keinen einheitlichen Ort für Mitarbeitende, um alle relevanten Informationen zu finden oder Anträge zu stellen. Die Lösung sollte sich in Microsoft 365 integrieren lassen, ohne bestehende Arbeitsabläufe zu stören.

🛠️ Umgesetzte Funktionen:

• News-System: Standortbezogene und standortübergreifende Newsbeiträge für Mitarbeitende.

• Mitarbeiterprofile: Übersicht mit Informationen zu Betriebszugehörigkeit, Urlaubsanspruch, Standort und Kontaktdaten.

• Urlaubsplaner:

  • Urlaubsanträge direkt im Portal

  • Benachrichtigung an Teamleitung

  • Genehmigte Urlaube werden automatisch in den Microsoft Teams-Kalender eingetragen

• Reisekostenmanagement:

  • Digitale Beantragung von Reisekostenerstattungen

  • Prüfung und Freigabe durch Teamleiter

  • Statistik zur Reisekostenentwicklung

• Überstundenverwaltung:

  • Anträge auf Überstunden

  • Genehmigungsprozess im System

• Rechtemanagement: Unterschiedliche Rollen mit spezifischen Berechtigungen.

• Microsoft 365 Integration:

  • E-Mail-Versand über Microsoft 365

  • Kalender-Synchronisation

• 2-Faktor-Authentifizierung: Aktivierbar für alle Nutzer.

✅ Ergebnis:
Das neue Mitarbeiterportal verbindet alle Standorte über eine zentrale Plattform und entlastet die Verwaltung erheblich. Wiederkehrende Prozesse wie Urlaubsanträge oder Reisekostenabrechnungen wurden automatisiert, Abläufe standardisiert und die Kommunikation verbessert. Durch die Integration mit Microsoft 365 bleibt das Team im gewohnten Arbeitsumfeld – mit deutlich mehr Effizienz.